一、软件结构组成（标准单机版、网络版）

    1、功能模块：文件管理、档案管理、资料管理、检索、利用、保管、鉴定、移交接收、编研、统计、数据管理、系统维护

    2、录入窗口

    3、基本操作
新增：进入相应子模块，点击“新增”，逐项著录……,点击“存加”或“保存”。
修改：进入相应子模块，选中（单击）预被修改的某记录，点击“修改”工具按钮；或，双击预被修改的某记录，修改字段值，“保存”。
删除：进入相应子模块，选中（单击）预被修改的某记录，点击“删除”工具按钮。
检索：（以“档案检索”为例）进入相应子模块，选中“ÍÍÍ档案”子模块，（若有案卷目录，则点击工具按钮“有关联”改为“无关联”），点击“查询”，定义查询条件……；或点击“记录”→“高级查询”→选择“查询字段”、“比较关系”、“连接关系”→输入“比较值”→点击“添加条件”……(可定义多个查询条件，组合) →点击“查询”……。

    1、文件管理（实例）

    收文、发文、内部资料登记；添加原文；文件传阅单、文件登记簿打印；检索；归档（后讲）。

    2、档案管理（实例）

    （1）以文书档案传统组卷方法为例详细介绍具体操作：

     a.各级目录录入、修改；检索；打印。          

     b.操作技巧：批量修改、案卷调整（简介）

     c.其他专门档案操作

    （2）、简化组卷方法整理的文书档案

     a.收发文登记、原文管理

     b.录入归档文件目录、打印、检索

     c.文件归档

    3、其他功能介绍

    利用、保管、鉴定、编研、统计

   1、系统维护： 用户管理、目录维护

   2、提高：检索、批量修改、案卷调整

四、操作技巧及常见问题处理
   1、a:见《操作说明及要求》
      b:《档号格式定义》
      c:常见问题处理、技巧
      文件登记（显示顺序与登记号、字号输入），一个目录添加多个原文，批量修改，档案调整，单个档号修改（文字框内加空格），查询显示，“未归档文件”功能利用，基础维护（数据字典、档号格式等参数修改、报表页面格式调整），数据备份恢复

   2、“文件归档”操作
      a、步骤：校对“文件登记”数据（期限、分类号、文件形成时间，归档情况） →点击“文件归档”→选择“来文”（或发文、或内部文件） →点击“查询” →定义查询条件→执行查询操作→“排序”（文件形成时间升序） →依次打选择对象→定义“全宗号”、“分类号”、“期限”、“年度” →“归档”
    说明：①选择的顺序号并非归后的件号
          ②数据归档后，打印目录对照产生的件号，整理纸质材料
          ③若发现错归现象，如“永久”第“19”件应调整为“长期”，可按如下方法操作：  
数据及纸质材料都已归档
          a、在“文件登记”中将该条数据的“已归档”标识改为“需归档”。

           b、“档案录入”中将该条目录删除，另选一份需归档的材料做为第“19件”，亦即新增一条件号为“19”的数据。
仅作了数据归档
           a、“档案管理” →“档案调整” →“件号”调整→选择→将第“19”数据下移至最后→“简化整理” →选择最后一条数据→删除

    1、档案号格式：数据库中各门类档案的档号格式均按市档案局的统一要求设置。

    2、各级目录数据录入：

    各类目录数据的录入必须完整、准确、有效。（按《世纪科怡档案管理系统操作说明及要求》）

    3、移交数据要求
      a、数据正确无遣漏
      归档年度、档号、目录号、案卷号、期限、分类号等符合著录要求且与纸质材料一致。
      说明：对插卷情况的处理。
          案卷目录、卷内目录相对应、无遣漏。
      b、专题索引（干部任免、介绍信、独生子女、土地证、婚姻档案）数据正确、无遣漏。

附：1、世纪科怡档案管理软件操作方法及要求
    2、各门类档案档号格式定义

世纪科怡档案管理软件操作指南及应用要求

一、基本操作
（一）、文件管理
    1、在 “文件录入”下的“数据操作”窗口中，按照规定的格式，输入各项数据。除了“签收人”、“密级”、“备注”、“分发情况”、“传阅情况”、“处理情况”外，其他均为必输项，对于后三项栏目，在实际操作中，建议输入相应内容。“保存”后，点击“原文”按钮，链接原文。
（二）、文书档案传统方法整理
    1、必须先输案卷目录，后输卷内目录。
    2、输机时，目录号为三位（如目录1，应输入‘001’）、案卷号为四位（如案卷号为23，则应输入‘0023’）。
    3、输卷内文件目录时，每卷的第一条记录，其中的“页数”、“全宗号”、“目录号”、“实体分类号”、“案卷号”等项，数据必须输入准确，“顺序号”、“页号”均自动生成；自第二条记录起，上述项目中，只要将“页数”计算并输入正确，则上述中的其他几项数据均可自动生成。
    4、打印目录时，可直接在“档案录入”中选择“报表”菜单栏中的相应项进行，也可在主窗口中，选择“档案管理”模块中的“制作目录”功能。
    打印案卷目录的查询条件：归档年度、保管期限（或目录号）。
    打印卷内文件目录的查询条件：归档年度、保管期限（或目录号）、案卷号。
    5、日常查档，建议在“档案检索”模块中进行。操作：在主窗口中，点击“检索”→“档案检索” →“文书档案” →“传统方法整理” →点击“有关联”工具按钮（改为“无关联”）→点击“查询”按钮（或选择“记录”菜单栏中“高级查询”）→选“文书卷内文件目录” →在查询条件定义窗口中定义相关条件进行查询。

（三）、文书档案简化方法整理
        1、在输入归档文件目录时，“件号”自动生成，其他项目与传统方法整理类同。建议调用“文件管理”中的数据，利用“文件归档”功能直接导入。
        2、打印归档文件目录时，查询条件为：

a、无二级类目录的：归档年度、保管期限
            b、按问题或机构分类的：归档年度、保管期限、分类号
        3、“文件归档”
           步骤：①先在“文件登记”中所有需归档的文件目录校对确保数据无误，主要：文件形成时间、保管期限、分类号、归档情况（需归档）等内容②主窗口中，点击“文件管理”→“文件归档”③ 点击“来文”→“查询”→输入查询条件（成文日期、期限、分类号）→排序（成文日期升序）→依次打“√”确定归档次序④输入（或选择）“全宗号”、“期限”、“分类号”、“年度”四项内容⑤点击“归档”。
（四）、婚姻档案
     1、传统组卷方法：
     案卷目录在“文书档案传统方法整理”中输入（注意：“实体分类号”、“目录号”的输入），卷内目录在“婚姻档案（传统）”模块中输入（每条记录中的页号必需逐一正确输入。）。
     2、简化整理方法：
    直接在“婚姻档案（简化）”模块中输入。
（五）、其他专门档案可参照“文书传统方法整理”。
二、各门类档案输机要求
    （一）、传统组卷方法整理的文书档案
    1、介绍信：
    单独组卷的，案卷目录在“文书传统方法理整”中录入，卷内目录在“专题索引”模块的“介绍信”中录入。
    非单独组卷的，若每人作为一条（件），则输入卷内文件目录后，则须另在“介绍信”中细化；若一年的作为一条（件），则输入卷内文件目录后，则另在“介绍信”中，以人为单位逐一录入。
    2、独生子女：案卷目录在“文书传统方法理整”中录入，卷内目录在“专题索引”模块的“独生子女”中录入。
    3、其他以人名、单位名称的方式形成的卷内目录，在“专题索引”模块的“人物卡片”中录入。
    （二）、简化组卷方法整理的文书档案
    1、介绍信：归档文件目录中，一件作为一条记录输入，格式：“江阴市×××单位××××年度工作调动（或党员组织关系）介绍信……”,另须在“介绍信”模块中进一步细化（以人名方式逐项录入，“备注“项中，应注明类似“江阴市×××（单位名称）××××年度工作调动（或党员组织关系）介绍信……”字样）。
    2、干部任免：在“简化方法整理”模块中，正常录入归档文件目录，涉及到本单位人员的，另须在“专题索引”模块的“干部任免”中将每个人的资料数据按规定的项目格式逐一录入。
    3、会议记录。自2003年起文书档案中的会议记录内容，须在专题索引中细化输入。
    4、其他以人名、单位名称为主体形成名册、报表：归档文件目录中，一件作为一条记录输入，另选择重要的、利用率高的档案材料，在“人物（单位）卡片”中细化输入，并打印报表。
    5、独生子女：归档文件目录中，一件作为一条记录输入，格式如：“江阴市档案局×××镇××××年度独生子女……”字样，另须在“专题档案” 模块的“独生子女”中按传统组卷方法下的卷内目录详细输入。
   6、打印归档文件目录：按最低一级类目，分类打印。
    查询条件：年度、保管期限、分类号。
    上述1-4中形成的目录，以件为单位打印目录列表并附在相应的归档文件目录后面。
    （三）、其他专门档案在相应的模块中正常输入各级目录。
     注：1、实物档案目录报表中的“对应的案卷档号”是指该实物所对应的纸质文件的档号。该项数据需在案卷目录录入窗口中输入。
         2、实物档案目录：“第一责任者”应为“实物档案的制发单位”，“第二责任者应为”                   
         3、科技档案目录：“归档日期”必须为实际的归档日期；打印：“科技档案分类目录”和“科技档案卷内目录”。
         4、照片档案卷内目录：“件号”每一张照片在该卷中的编号（顺序号），“参见号”为每张（组）照片所对应的文件材料的档号。
    （四）、自2003年起，各单位的收发文及内部资料（非红头文件）直接在“文件管理”模块中登记、管理。各单位的发文及需归档的内部资料添加原文。（可根据需要随时将数据导入“档案管理”中，成为档案目录（及原文））。

为规范档案目录数据库的建设工作，现将各门类档案的档号格式统一如下：
1、文书档案：
传统组卷方法：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)

简化整理方法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)

2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)

3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)

4、基建档案：全宗号(4)+目录号(3)+案卷号(4) +页号(4)

5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)

6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)

7、电子档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)

8、婚姻档案(传统)：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)
   婚姻档案(简化)：全宗号(4)+年度(4)+保管期限(代号)(3)+ 分类号(4)+件号(4)

说明：
1、凡编“目录号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)

2、 凡编“分类号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]